Организация учета и текущего хранения документов в организации

• Номер работы:
  570262
• Раздел:
  Все работы   →   Курсовые проекты - сложные   →   Документоведение
• Год добавления:
  15.06.2019 г.
• Объем работы:
  32 стр.
• Содержание:
  ВВЕДЕНИЕ 3
  1. УЧЕТ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 5
  1.1. Организация хранения документов 5
  1.2. Номенклатура дел 9
  1.3. Формирование дел 14
  2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 17
  2.1. Характеристика предприятия 17
  2.2. Анализ учета и хранения дел на предприятии 19
  2.3. Рекомендации по оптимизации учета и текущего хранения документов 26
  ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29
  СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 31
  
  
• Выдержка из работы:
  Некоторые тезисы из работы по теме Организация учета и текущего хранения документов в организации
  
  Система хранения документов в организации должна полностью соответствовать ее потребностям. Кроме того, она обязана отвечать требованиям действующего законодательства. Каждая организация производит, ведет и пересылает множество бухгалтерской, кадровой, нормативной и административной документации. Она различается по степени важности и требует определенных условий хранения.
  Архивное хранение необходимо в случае, когда временные рамки действия документа заканчиваются, но он не теряет своей ценности как объект данных. Архивирование подразумевает определенную систематизацию всей созданной и полученной документации, исключающую утерю важных данных. Требования к архиву организации регламентируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Действующее законодательство обязывает каждого работодателя организовать систему архивного хранения, обеспечивающую сохранность документов в течение сроков их хранения.
  Деятельность любой коммерческой организации сопровождается различными документами. С течением времени документы из оперативной среды переходят в архивную среду, подлежат временному или постоянному хранению. Согласно законодательству каждая организация должна обеспечить сохранность архивных документов. Это требование является обязательным для всех организаций независимо от форм собственности, так как хорошо организованный архив предприятия является ценным информационным ресурсом. ………………….
  Под архивным хранением документов следует понимать обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
  Разработка системы хранения документов в организации — сложная задача, особенно если процесс приходится начинать с нуля. Любая организация производит огромное количество официальных бумаг, учет и хранение которых крайне важно для обеспечения продуктивной работы организации. Документы, подлежащие учету, создаются не только в самой организации, но и за ее пределами. Соответственно, объем информации, нуждающейся в структурировании и систематизации очень велик. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах и обеспечить каждому сотруднику возможность в любой момент найти необходимый для работы нормативный акт или договор, в организации необходимо создать систему учета, отвечающую ее потребностям.
  Как показывает практика, наиболее распространенными проблемами, которые можно решить, разработав адекватную потребностям организации систему хранения, являются:
  ? неверное размещение информации;
  ? отсутствие структуры в системе или ее несоблюдение;
  ? несоответствие элементов существующим реалиям;
  ? затрудненный поиск;
  ? нарушение порядка удаления устаревшей документации;
  ? дублирующие документы;
  ? излишнее количество категорий и слишком сложная классификация.
  Иногда перед руководителем может возникнуть проблема с выбором способа, с помощью которого возможно реализовать систему мероприятий по обеспечению сохранности. В данной ситуации можно выделить три варианта решения проблемы, которые имеют свои достоинства и недостатки: во-первых, создать архив, во-вторых, воспользоваться услугами внеофисного хранения документов, в-третьих, использовать смешанный вариант: архив и фирма-аутсорсер.
  ……………………..