Содержание:
Содержание
Введение 3
Глава 1. ООО «АСТЕН»: история создания, задачи, функции, структура делопроизводственной службы 14
1.1. История развития ООО «АСТЕН». Задачи, функции, организационная структура 14
1.2. Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) 18
1.3. Нормативно-методическое обеспечение службы документационного обеспечения управления. 26
Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения управления ООО «АСТЕН» 31
2.1. Документирование управленческой деятельности 31
2.2. Состав и объем документооборота 35
2.3. Прием и первичная обработка входящих документов 37
2.4. Предварительное рассмотрение и распределение входящих документов 39
2.5. Регистрация документов 41
2.6. Организация контроля исполнения документов 45
2.7. Информационно-справочная работа 57
2.8. Подготовка исходящих документов 58
2.9. Организация текущего и архивного хранения 60
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «АСТЕН» 70
3.1. Основные направления рационализации документационного обеспечения управления ООО «АСТЕН» 70
3.2. Методика разработки Положений: об общем отделе УД, об архиве, об экспертной комиссии. 83
3.3. Методика разработки инструкций по делопроизводству в ООО «АСТЕН» 90
3.4. Методика составления должностной инструкции секретаря 100
Заключение 104
Список использованных источников и литературы: 106
Приложения………………………………………………………………………116
Список использованных источников и литературы:
Официальные документы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. 30.06.2006, с изм. от 11.07.2006)– М.: Изд.-консультац. компания "Статус – Кво 97", 2002. – 224 с.
2. Федеральный закон Об информации, информационных технологиях и защите информации от 26.07.2006 № 149-ФЗ // Рос. газета. – 2006. – 2 авг. – С.12-19.
3. Федеральный закон Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ // Собр. з-ва. - 2004. - № 43. - ст.4169.
4. Федеральный закон Об акционерных обществах. Практика применения, порядок регистрации. Образцы учредительных документов. М., 1996. 360 с.
5. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью (в ред. от 18.12.2006)//Собр. з-ва РФ. – 14.02.1998.
6. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ Об электронной цифровой подписи (в ред. от 08.11.2007)// Собр. з-ва РФ. – 18.01.2002.
7. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации// Собр. з-ва РФ. – 10.05.2006.
8. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ О персональных данных// Собр. з-ва РФ. – 3.08.2006
9. Указ Президента Российской Федерации Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации № 552 от 17 марта 1994 г. [Текст] // Рос. газета. – 1994. – 23 март. – С.16-23.
10. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»(в ред. от 24.12.2007).
11. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера (в ред. от 23.09.2005).
12. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).
Нормативно-методические документы
13. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
14. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
15. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
16. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
17. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991. ГОСТ Р6.30-2003 УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
18. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982.
19. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 1998.
20. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.
21. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
22. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.
23. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
24. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).
25. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008).
26. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
27. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).
28. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
29. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.
30. Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
31. Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.
32. Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.
33. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.
34. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
35. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.
36. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.
37. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.
38. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.
Монографии, статьи
39. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2007. - №4. - С. 81-85
40. Андреев В. Приступая к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота //Байт. – 2003. - №2
41. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие. 7-е изд. М.:ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2008. 187 с.
42. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». – 144 с.
43. Баласанян В.Э. Как управлять предприятием: от традиционного делопроизводства к электронному документообороту. //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2003. - №8.
44. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2006. - №3.- С. 19-23.
45. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. - 2006. - №3.- С.87-90.
46. Басаков М.И. Делопроизводство Документационное обеспечение управления): Уч. пособие. - М., Дашков и К, 2008.
47. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: 4-е дополненное и переизданное издание. - 2004. - 256с.
48. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 2002. - №1. - С. 29-32.
49. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Официальное делопроизводство: виды и формы документов. - М., Омега-Л, 2009.
50. Быкова Т.А. Вялова Т.А. Делопроизводство. Учебник. М.: МЦФЭР, 2008
51. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело.- 2005. - №2. - С. 21-25.
52. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учебно-метод. пособие.- М., 2007.- 94 с.
53. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: Практ. пособие. 3-е изд. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2008. 76 с.
54. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2006.- №2. - С.16-20.
55. Вялова Л.М. Регистрация документов//Секретарь-референт.. – 2003. - №11
56. Делопроизводство (Организации и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. -375 с.
57. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е издание, дополненное и переработанное /Спивак В.А.. – М, 2009 – 240 с.
58. Демин М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М., Бератор-Пресс, 2008.
59. Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. - СПб, ПИТЕР, 2008. - с.300
60. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. - 2006.- №3.- С. 31-34.
61. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения и его значение для организации документов управления: Учеб. пособие. – М.: МГИАИ, 2007. - 67 с.
62. Санкина Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации Л.В.Санкина, доцент РГГУ// Секретарь-референт. – 2008. - №8
63. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. - 2006. - №3. - С.42-45.
64. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 2003. -№ 1.
65. Калаев Д.В. Окупаемость внедрения электронного документооборота – возможно ли её рассчитать?// Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2005. - № 3.
66. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - Учебное пособие. - М., Инфа-М. – 2008.
67. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2004. № 3
68. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2009 - 232 с.
69. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие 5-е перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко». – 2009. – 375 с.
70. Кузнецов С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2006 году //Делопроизводство. – 2007. - № 1.
71. Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ. //Делопроизводство. – 2007. - № 3.
72. Кузнецов С.Л. Проблемы долговременного хранения электронных документов//Делопроизводство. - 2007. – № 2.
73. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2008. - 328 с.
74. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - 6-е изд. – М.: ЗАО “Бухгалтерский бюллетень”,2008. - 208 с.
75. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2006. - №1. - С.3-5.
76. Кузнецова Т.В. Журналу Делопроизводство - 10 лет//Трудовое право. – 2007. - №9
77. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 2007.- №1. - С. 3-5.
78. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2008. - 324 с.
79. Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании. - М., Альфа-Пресс, 2008.
80. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2007. - №4.- С.
81. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии): Диссертация доктора исторических наук. М., 2000 - 413 с.
82. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие, АСТ Восток-Запад, 2007
83. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения. - 2004. - 246с.
84. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 2006. - №4. - С. 19-25.
85. Митина Т.Е. Использование новых технологий для сокращения документооборота в система судебного производства//Хозяйство и право. 2006, 12.
86. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2006.- №4. - С. 32-36.
87. Организация работы с документами/ Под ред. В.А.Кудряева и др. М.: ИНФРА-М, 2008.
88. Орлова Е.В. Как подключить офис оптимальным способом // Делопроизводство и документооборот предприятия. – 2004. - № 2.
89. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Уч. пособие.- М., МАРТ, 2008
90. Помогаев Г., Малюга М. Локальные нормативные акты // Кадровик. Трудовое право для кадровика. 2007. № 1.
91. Пшенко А.В. Делопроизводство. - М., Юрайт-Издат, 2008.
92. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. – М.: Издательство «ДКМ - Пресс», 2007. - 224с.
93. Савельев А.М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота// Делопроизводство и документооборот предприятия. - 2006. - № 4
94. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2007. - №2.- С. 10-13.
95. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело. - 2008.- №2. - С. 30-34.
96. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство. - 2006. - №2. - С. 18-23.
97. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Оформление управленческих документов (организационная, кадровая, распорядительная, информационно-справочная).- М., 2008. - 116 с.
98. Скачкова О. А.. Как правильно и быстро разработать должностные инструкции // СПС «КонсультантПлюс». 2006.
99. Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. М.: «Инфра-М», 2008.
100. Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”,2007.- 224 с.
101. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2009. -80 с.
102. Справочник по деловой переписке.- М.: Межрегионсервис, 2008. - 362 с.
103. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: Издательство ПРИОР. -2009. - 188 с.
104. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ // Секретарь-референт. - 2008. - №6
105. Сытинская М.. Должностные инструкции. Понятие и традиционные подходы к их составлению // Кадровик. Трудовое право для кадровика. - 2007. - № 8.
106. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению Е.А. Кошелева. - Секретарь-референт. - 2008. - №2
107. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению. Большой юридический словарь / Под ред. А. Я. Сухарева. 3-е изд., доп. и перераб. М.: «Инфра-М», 2008.
108. Хныкин Г Локальные нормативные акты и трудовой договор // Корпоративный юрист. 2005. № 2;
109. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2007. - №1. - С. 18-24.
110. Щур Д.Л. Положение структурном подразделении// Кадры предприятия. – 2007. - № 6
111. Янковая В.Ф Контроль исполнения документов// Секретарь-референт. - 2006. - № 10.
112. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2008. – 416 с.
113. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2005. - №1. - С. 21-25.