Выдержка из работы:
ВВЕДЕНИЕ
Характерной чертой постиндустриального общества на современном этапе является его глубокая информатизация — внедрение во все сферы жизни средств вычислительной техники и коммуникаций. Уровень информатизации определяется уровнем применяемых информационных технологий. Одним из основных направлений развития информационных технологий, являются системы управления.
Системы управления применятся для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами и информационными ресурсами, в частности широкое применение получили организационно-технические системы, обеспечивающие процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, обеспечивающие контроль над потоками документов в организации, такие системы получили название системам управления электронным документооборотом (СУЭД).
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Обзор существующих разработок для автоматизации документооборота
Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение или система документооборота. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов.
Автоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот (рис. 1.1) .
2 ИССЛЕДОВАНИЕ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ ОАО «РИК»
2.1 Краткая характеристика коммерческой деятельности организации
ОАО «РиК» - одна из самых крупных и стабильных компаний на российском рынке строительно-монтажных работ.
Основная специализация ОАО «РиК» - строительно-монтажные работы любой сложности. ОАО «РиК» является генеральным подрядчиком, выполняет инжиниринговые услуги. Предприятие оснащено всеми видами специальной техники, транспорта и оборудования. Акционерное общество укомплектовано инженерно-техническими работниками и специалистами всех направлений работ.
Сфера деятельности ОАО «РиК» охватывает весь строительный процесс, включая:
- архитектурно-строительное проектирование зданий и дизайн интерьеров;
- организацию проектно-изыскательских работ;
- составление сметной документации;
- технический и экономический анализ вариантов строительства;
- согласование проектной и получение разрешительной документации;
- строительство и реконструкцию зданий;
- комплектацию и поставку строительных материалов и оборудования;
- технический надзор и контроль качества строительных работ;
- сдачу объекта в эксплуатацию;
- управление проектами;
- сервисное обслуживание сданных объектов.
В настоящее время ОАО «РиК» специализируется как на промышленном строительстве, так и на возведении социальный объектов, включая жилые дома.
Стабильная работа предприятия ОАО «РиК» обеспечивается мобильностью и целенаправленной политикой технического перевооружения предприятия.
Заказчиками предприятия за годы существования являются более 3300 предприятий и организаций.
Основные направления деятельности организации представлены на рис.2.1.
3 ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТА
3.1 Обоснование проектных решений
В качестве обоснования внедрения СЭД приведем результаты тестирования эффективности документооборота ОАО «РиК».
Данное тестирование (экспресс-оценка) эффективности организации документооборота на предприятии подготовлено специалистами Московской финансово-промышленной академии (МФПА) при участии сотрудников Российской академии естественных наук (РАЕН).
Методика тестирования и алгоритмы оценки были разработаны (а в последствии и прошли апробацию) на основе анализа качественных и количественных показателей, полученных в ходе практического исследования организации работы с документами на предприятиях малого и среднего бизнеса, проведенного специалистами МФПА.
В основе оценки текущего уровня организации работы с документами на предприятии лежат четыре коэффициента: исполнительской дисциплины, эффективности управления персоналом, эффективности бизнес-процессов и коэффициент информационной безопасности. Для их расчета используется целый ряд вспомогательных коэффициентов, получаемых по результатам анкетирования и исходным характеристикам (отрасль, общее количество сотрудников, степень компьютеризации) опрашиваемого предприятия.
Итогом тестирования является комплексная оценка эффективности организации документооборота предприятия (в процентах), которая при сравнении со статичными показателями для различных способов работы с документами (отсутствие учета, организованное бумажное делопроизводство и использование системы электронного документооборота)* позволяет сделать вывод о текущем уровне организации работы с документами и эффективности документооборота предприятия.
Данное тестирование позволит качественно и количественно оценить эффективность работы с документами в ОАО «РиК», а также сформулировать требования по совершенствованию документооборота. Для оценки эффективности работы с документами предложен ряд коэффициентов, позволяющих комплексно описать проблему организации документооборота (предметную область).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основные теоретические и практические выводы по результатам дипломного исследования.
На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:
документы теряются;
накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:
обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Процесс внедрения СЭД состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие: