Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Автоматизация документооборота
ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Сегодня задачи упорядочения и регламентации работы с документами на электронных носителях становятся все более актуальными. Эти задачи по-разному решаются в организациях, все более широким становится рынок информационных продуктов и услуг, и все более разнообразными и различными по качеству становятся предлагаемые программные средства и информационные технологии. На наш взгляд, в настоящее время для государства назрела необходимость оценить сложившуюся практику и сформировать основные максимальные требования к информационно-документационным системам, применяемым в управлении, поставить задачу унификации межведомственного электронного документооборота, предпринять усилия по решению вопросов атрибутирования и использования электронных документов в практике управления
Цель дипломной работы состоит в выработке предложений по автоматизации документооборота предприятия.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
• рассмотрение теоретических основ современного документооборота фирмы;
• изучение функций, задач, основных видов деятельности фирмы;
• рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ООО «XXX»;
• изучение организации работы службы документационного обеспечения управления фирмы, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
• разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
• внесение предложений по автоматизации документооборота предприятия.
Предметом исследования являются взаимоотношения структурных элементов системы документационного управления .
Объектом исследования выступает ООО «XXX».
Структурно дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.
В первой главе рассмотрены теоретические аспекты современной системы документооборота и виды систем автоматизации документационного обеспечения управления;
Во второй главе проанализирован документооборот ООО «XXX» и даны рекомендации по её улучшению;
Третья глава работы посвящена возможности внедрения автоматизации документооборота в ООО «XXX», проведен подбор системы автоматизации и рассмотрена эффективность её внедрения.
В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.
Источниками для написания работы послужили Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению. При написании дипломной работы были использованы исследования авторитетных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова и других.
В процессе подготовки дипломной работы также использовались многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот предприятия», источниками для написания дипломной работы явились нормативные материалы ООО «XXX» Устав фирмы; должностные инструкции сотрудников; приказы и указания руководства, документы, регламентирующие документационное обеспечение управления.