Выдержка из работы:
Некоторые тезисы из работы по теме Документация деятельности кадровых служб
ВВЕДЕНИЕ
Говоря о кадровой документации, мы подразумеваем, что это не единый свод документов, а, скорее, мозаика, состоящая из самых разнообразных документов. Именно на этом представлении базируется понимание того, какие виды трудовых правоотношений должны быть документированы в обязательном порядке, а какие нет.
Следует разобраться в том, как оформить документ правильно, то есть придать ему юридическую силу. Для того чтобы правильно оформить документ, надо определить, к какой группе документов, или системе документации, он относится. Если вы не будете этого знать, вряд ли вам удастся соблюсти все необходимые тонкости делопроизводства и в случае спорной ситуации выиграть дело в суде.
Организацию и ведение кадрового делопроизводства регламентируют соответствующие нормативно-методические документы.
Вступление в силу ТК РФ обязало специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:
• - исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
• - появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);
• - увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
• - расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;
• - ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
• - кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;
• - наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.
Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:
• - отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
• - нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• - неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• - неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• - организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.
Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.
В настоящей дипломной работе приведены основные сведения о правовых основах документирования деятельности кадровых служб организаций, системах кадровой документации, локальных нормативные актах, документировании трудовых отношений, также я рассмотрела процесс создания и применения данной документации в деятельности конкретного предприятия.
Целью дипломной работы является изучение состояния документирования деятельности кадровых служб и разработка предложений по совершенствованию деятельности кадровых служб в области документационного обеспечения в ООО «Тепло». ООО «Тепло» – предприятие розничной торговли (магазин) со среднесписочным штатом сотрудников 18 человек. Предметом деятельности предприятия является розничная торговля бытовым и газовым оборудованием, включая котлы отопительные, электронагреватели и электрокотлы, газовые колонки, газовые горелки, комплектующие для систем отопления, любые счетчики воды и газа и др.
Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Тепло». Предмет анализа – организация кадрового документооборота на ООО «Тепло».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• - изучить современное состояние документирования деятельности кадровой службы предприятия;
• - рассмотреть организацию кадрового документооборота на конкретном предприятии;
• - выявить недостатки документации деятельности кадровой службы предприятия;
• - разработать предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы в области документационного обеспечения.
Исходной информацией для решения этих задач послужили: нормативные акты по вопросам документирования деятельности кадровых служб на предприятиях, специальная литература по теме исследования, первичные и сводные документы по кадровому учету, организационно-правовая, персональная, договорная, распорядительная, учетная кадровая документация.
При написании настоящей дипломной работы я использовала широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению составляют: Государственная система документационного обеспечения управления; ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; ДР 191-98. Унификация текстов управленческих документов.
Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами: Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 30.06.2003); Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»; Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»); Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»; Постановление Минтруда России от 21.08.1998 № 37 «Квалификационный справочник должностей служащих».
Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора В.И. Андреевой, профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной и др., в которых рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база кадрового делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с кадровыми документами и бездокументационное обслуживание, даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации кадрового документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Справочник кадровика», «Секретарское дело», «Делопроизводство».
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «Тепло»:
• Устав Компании;
• должностные инструкции сотрудников;
• приказы и указания руководства ООО «Тепло» и другие кадровые материалы.
В ходе обработки информации применялись монографический метод исследования и сравнительный анализ.
В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе данной дипломной работы рассмотрены теоретические основы организации документооборота в кадровом учете в Российской Федерации на основании нормативных актов и научных разработок в этой области.
Во второй главе проанализировано состояние документации деятельности кадровой службы предприятия ООО «Тепло», что позволило в следующей главе предложить мероприятия по устранению выявленных недостатков в кадровом документообороте ООО «Тепло».
В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с кадровыми документами. В приложении приведены документы, рассмотренные в процессе написания данной дипломной работы.